I lavori di schedatura, di riordinamento ed inventariazione dell’archivio storico della Camera di Commercio, Industria, Artigianato ed Agricoltura di Sassari sono cominciati il 2 settembre 2002 e si sono conclusi a dicembre del 2009.
Inizialmente il progetto prevedeva la schedatura informatica dei documentii attraverso il lavoro di due borsiste, affiancate in seguito da quattro volontarie.
Nel prosieguo del lavoro sono stati utilizzati diversi studenti iscritti al corso di laurea in Conservazione dei Beni Culturali della Facoltà di Lettere e Filosofia dell’Università degli Studi di Sassari, i quali hanno espletato un periodo di tirocinio formativo presso l’archivio provvedendo alla schedatura dei singoli fascicoli. La maggior parte di questi studenti ha proseguito l’attività di censimento con ulteriori ore di volontariato.
All’inizio dei lavori, il nucleo più antico della documentazione si presentava in condizioni di conservazione discrete, con poche carte intaccate da macchie o gore di muffa; anche il condizionamento generale delle carte risultava soddisfacente in quanto i locali deposito, nonostante siano ben due piani al di sotto del livello stradale, sono sufficientemente al riparo dall’umidità. Molte buste si trovavano sparse sul pavimento per mancanza di spazio sugli scaffali.
La prima operazione effettuata è stata quella di spostare nel primo sottopiano i faldoni contenenti atti recenti o recentissimi, sistemandoli in appositi scaffali resi liberi dall’ufficio ragioneria. In questo modo è stato ricavato uno spazio sufficiente per l’installazione di cinque personal computer e di una stampante necessari per le operazioni di schedatura informatica.
Successivamente è stata numerata la scaffalatura con un codice alfanumerico applicando apposite targhette, in modo da rendere univoca la collocazione dei documenti sia all’inizio in fase di schedatura, sia in seguito per un più facile reperimento delle pratiche. Allo stesso tempo, si sono numerate con un numero di corda tutte le buste che sono poi state schedate, rispettando tuttavia l’ordine che avevano precedentemente, per non creare smarrimento fra gli addetti all’archivio, abituati a reperire i fascicoli in base alla collocazione fisica. Si è trattata, comunque, di una numerazione provvisoria, che non ha tenuto conto della progressione logica dei documenti (cioè della categoria-classe-sottoclasse e della successione cronologica all’interno di esse). La numerazione definitiva è stata applicata solo in seguito, quando il database, grazie ad apposite queries, ha effettuato l’ordinamento dei fascicoli in esse contenuti in base alle singole categorie e classi ed in ordine cronologico.
La schedatura informatica dell’archivio camerale, predisposta secondo principi archivistici riconosciuti, ha portato alla raccolta dei dati archivistici fondamentali. Le schede così elaborate non siono da intendere come dei sostitutivi delle unità archivistiche, ma come strumenti la cui funzione primaria è quella di fornire informazioni di primo livello a chi opera una ricerca in archivio, sia a livello storico che amministrativo.
In questo senso, le informazioni ritenute rappresentative sono state identificate nelle seguenti aree informative:
- Area del soggetto produttore e classificazione
- Area della collocazione
- Area del numero provvisorio
- Area della datazione
- Area del contenuto
1) Soggetto produttore e classificazione con i campi: soggetto produttore, categoria, classe, sottoclasse e fascicolo. In questa area sono contenute le varie denominazioni dell’Ente camerale come soggetto produttore. Nei casi in cui si sono presentate diverse denominazioni del soggetto produttore all’interno del fascicolo, si è presa in considerazione solo quella utilizzata dall’Ente nell’anno contenuto nel campo “data finale”. La classificazione trascritta, invece, è quella esplicitata sul dorso di ogni busta, e se non presente, si è cercato di rintracciarla attraverso l’esame della documentazione e con l’ausilio del titolario. Quando la classificazione è stata aggiunta dall’operatore, e non trascritta così come riportato sul dorso della busta, è stata posta fra parentesi tonde; nei casi in cui non è stato possibile identificarla, si è posto un punto di domanda, per non confondere la mancata compilazione con una dimenticanza dell’operatore. Sono state riportate: la categoria, la classe e il numero di fascicolo.
Va segnalato a questo proposito che il materiale archivistico dell’Ente camerale ha subito nel corso del tempo diversi rimaneggiamenti. Infatti tutte le volte che veniva introdotto un nuovo titolario, i fascicoli già archiviati in base al precedente indice di classificazione venivano ripresi ed accorpati a quelli che si formavano in base al nuovo titolario, ricreando in tal modo un ordinamento per materia.
La soluzione data al problema dal gruppo di lavoro è stata quella di rispettare l’operatività del soggetto produttore, visto che la riclassificazione è stata funzionale per l’Ente, e di adottare il titolario introdotto nel 1963 come punto di riferimento per il riordinamento. D’altra parte lo stesso Ente aveva provveduto a segnare sul dorso delle buste la classifica del titolario del 1963, nonostante all’interno vi fossero contenuti fascicoli provenienti da posizioni diverse.
2) Collocazione con i campi: fila, scaffale, palco e numero progressivo della busta coincidenti con la numerazione delle file, degli scaffali, dei palchetti e delle buste applicata sulla scaffalatura dell’archivio.
3) Numero provvisorio con i campi: numero busta e numero fascicolo, presente all’interno del faldone. In questi campi è stata riportata la numerazione apposta a matita sulla documentazione, che identifica in maniera univoca l’unità archivistica in esame.
4) Datazione con i campi: “data iniziale” e “data finale”. E’ stata riportata la data archivistica, con anno/mese/giorno, tenendo conto della data presente nel timbro del protocollo, dove presente. In caso negativo si sono cercate date alternative. Quando è stata rintracciata una sola data, si è riportato l’anno nel campo della data iniziale e finale, senza tenere conto del mese e del giorno.
5) Contenuto con i campi: tipologia documentaria, stato di conservazione, oggetto, note, allegati. Questa area informativa contiene dati sul contenuto della busta, o nel caso, del singolo fascicolo, relativi al suo stato fisico e al suo contenuto concettuale. Il campo della tipologia documentaria indica l’unità archivistica in esame, in genere un fascicolo. Lo stato di conservazione si riferisce alle condizioni fisiche del materiale, che, in genere, corrisponde al parametro “buono”.
L’oggetto è quello presente sulla coperta del fascicolo riportato tra virgolette; ogni aggiunta dell’operatore, ritenuta necessaria per rendere più rappresentativo il contenuto dell’unità in esame, è stata collocata fuori dalle virgolette per mettere in evidenza che si tratta di un’aggiunta dell’operatore stesso. Il campo note contiene non il contenuto analitico del fascicolo, ma annotazioni particolari che l’operatore ha ritenuto di dover mettere in evidenza per una migliore indicizzazione dell’unità archivistica, oppure, sigle sciolte per essere meglio comprese, o citazioni legislative legate all’iter della pratica in esame o qualsiasi altra informazione ritenuta valida o degna di nota dall’operatore. Nel campo allegati è stato segnalato il materiale allegato alla normale documentazione su supporto diverso da quello classico come: nastri magnetici, opuscoli, libretti, bozze di stampa, identificandoli con il titolo, l’autore o l’ente che ne ha curato la pubblicazione e la data di pubblicazione.
Una volta terminata la schedatura, gli interventi hanno riguardato innanzitutto la migrazione dei dati dal formato proprietario FileMaker ad un tracciato XML.
Successivamente si è elaborata una DTD (Document Type Definition) al fine di ricreare la scheda utilizzata durante la fase di censimento. Ad operazione terminata si è effettuato il riordinamento virtuale rispecchiando il titolario del 1963, in uso nella Camera di Commercio.
La scelta è stata determinata dal fatto che l’Ente, nel corso del tempo, aveva provveduto a riclassificare i fascicoli prodotti precedentemente con la nuova versione del titolario introdotto nel 1963. In tal modo si è cercato di rispettare l’operatività dell’Ente nella piena osservanza del metodo storico.
A questa fase di riordinamento virtuale è seguito il ricondizionamento dei fascicoli e delle buste nel rispetto di quanto sopra descritto. Sulla coperta del fascicolo si è riportato il numero di fascicolo e della busta di appartenenza con l’indice di classificazione. Sul dorso della busta si è riportato il logo della Camera, l’indicazione della categoria in numeri romani e della classe in numeri arabi, con le rispettive denominazioni. Seguono poi il numero dei fascicoli contenuti nella busta, gli estremi cronologici e il numero di busta della categoria.
L’archivio storico è stato riordinato e reso fruibile per la ricerca storica con la trasposizione dei dati su web così da permettere la consultabilità da parte degli studiosi e di tutti coloro che hanno interesse a visionare tale archivio sia per una ricerca storica che amministrativa.
Il risultato finale dell’inventario dell’archivio storico consentirà inoltre di attribuire allo stesso archivio un valore economico che andrà ad incrementare lo stato patrimoniale della Camera.
Lo sforzo compiuto per rendere accessibile e fruibile l’archivio storico con la costituzione della banca dati è stato enorme e complesso ed ha richiesto un continuo controllo dovuto ai diversi operatori che si sono succeduti nel lavoro di schedatura.
Se errori ed imprecisioni possono riscontrarsi nel lavoro effettuato, si chiede venia, tenendo presente comunque la volontà di migliorare sempre la qualità del prodotto.
